Chcę zmienić biuro rachunkowe

Koniec okresu rozliczeniowego to dobry i przede wszystkim bezpieczny czas na ocenę pracy biura rachunkowego oraz pojęcie decyzji o dalszej współpracy. Rozwiązanie umowy w złym momencie może przysporzyć firmie wielu przykrych konsekwencji, z kontrolami i karami urzędu skarbowego włącznie. Sprawdź jak bezpiecznie przeprowadzić zmianę, na co zwracać uwagę i czego się wystrzegać.

Źle zorganizowana przeprowadzka będzie trwać miesiącami, a jeśli po drodze nie dopilnujemy wszystkich formalności, stare biuro może odmówić współpracy. W idealnej sytuacji koordynacją całego procesu powinien zająć się nasz nowy opiekun księgowy, który dopilnuje wszystkich wymogów formalno-prawnych, odbierze dokumenty, a co ważniejsze zadba o bezpieczny transfer baz danych między systemami księgowymi. Przeniesienie uproszczonej księgowości małej firmy to zalewnie kilka dni, ale błędy bywają te same, co w przypadku dużych spółek.

Nie da się przewidzieć wszystkiego, ale wiele rzeczy można racjonalnie zaplanować. Rozważając przeprowadzkę należy wziąć pod uwagę czas, jakiego będzie potrzebowało nowe biuro do rozpoczęcia pracy. Wbrew pozorom to czasochłonne zadanie, ale i najlepszy moment do dyskusji na temat tego, co ma ulec rozbudowie lub jakich poprawek wymaga realizowana przez firmę polityka rachunkowości. Jeśli chcemy, aby nowe biuro przejęło księgi od maja, musimy pomyśleć o tym nieco wcześniej niż np. na końcu marca. Oto lista 10-ciu kroków, obrazująca przykład

Etap Czynność Szczegóły
1. Decyzja o zmianie dotychczasowego biura księgowego W większej firmie należy wziąć pod uwagę czas potrzebny na wdrożenie wszystkich procesów w nowym biurze (1-3 miesiące)
2. Podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych Proszę zwrócić uwagę na zakres odpowiedzialności biura i ewnetualne dodatkowe usługi poza cennikiem
3. Podpisanie pełnomocnictwa do reprezentacji w urzędach ZUS, US, PIP, elektroniczny przesył deklaracji, przetwarzanie dancy
4. Harmonogram przeprowadzki Należy uzgodnić terminy zakończenia wszystkich etapów przeprowadzki
5. Przekazanie do biura dokumentów rejestrowych KRS, NIP, REGON, umowa spółki
6. Odebranie dokumentów ze starego biura 1. Oryginały dokumentów za ostatni i bieżący rok obrotowy.
2. Deklaracje podatkowe i VAT za bieżący rok obrotowy.
3. Sprawozdania finansowe za ostatni rok obrotowy.
4. Akta osobowe pracowników i zleceniobiorców
7. Przy większych firmach, pobranie baz danych z systemu biura 1. Bazy systemu księgowego za ostatni rok.
2. Baza systemu płatnik ZUS
3. Dodatkowe bazy systemu płacowego
8. Analiza danych pod kątem wczytania do systemu Dostęp do historycznych danych księgowych, także online. (W przypadku niezgodności systemów dane muszą zostać wprowadzone ręcznie)
9. Przekazanie pozostałych dokumentów 1. Polityka rachunkowości (jeśli jest).
2. Plan kont.
3. Regulamin wynagradzania (jeśli jest).
4. Inne dokumenty związane ze szczególnymi obowiązkami
10. Rozpoczęcie współpracy Udostępnienie kanałów komunikacji, ustalenie loginów, haseł, innych dostępnych usług.
Opracowanie na podstawie materiałów udostępnionych przez Taxxo.pl

 

Niejednokrotnie czynnikiem decydującym o rozbracie z biurem rachunkowym jest przekonanie klienta o niekompetencji księgowego lub księgowej. Warto więc zweryfikować pracę poprzednika. Mimo, iż rewizja wiąże się z kosztami, to warto wziąć ją pod uwagę. Stracony na kontrolach czas i suma ewentualnych kar może być nieporównywalnie wyższa.

Jeśli zdecydujemy o audycie ksiąg prowadzonych przez poprzednie biuro, musimy na cen cel zarezerwować co najmniej 4 tygodnie.

Bezpieczeństwo sprawozdania finansowego

W sytuacji gdy zdecydowaliśmy o zmianie biura rachunkowego zaraz po zakończeniu roku obrotowego, czyli na początku stycznia, do podjęcia została jeszcze jedna ważna decyzja. Kto ma sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Kwestia sprawozdania to jeden z najczęstszych powodów sporów między niezadowolonymi klientami a ich biurami, a zarazem ostatnia formalność wymagająca szczególnej uwagi. Od właściwej i przemyślanej decyzji zależy bezpieczeństwo podatkowe firmy i udany start w nowym roku.

Jeżeli zamierzamy powierzyć sprawozdanie nowemu personelowi, musisz wiedzieć, że należy zakomunikować o tym 2-3 miesiące przed zakończeniem roku. Przekazanie księgowości około października da pewność, że nowe biuro zapozna się z dokumentacją i wyłapie wszystkie nieprawidłowości, jeśli takie powstały.

Jeśli natomiast chcesz, aby zajęło się tym stare biuro, upewnij się, że jest to zapisane w umowie. W przypadku gdy takiego zapisu nie było, przygotuj aneks i podpisz go z biurem przed wypowiedzeniem umowy. Unikniesz w ten sposób sytuacji, kiedy przygotowaniu sprawozdania towarzyszy sytuacja patowa.

Zrywając umowę bez odpowiedniego zabezpieczenia, stare biuro odmówi sporządzenia sprawozdania, ponieważ nie jesteśmy już jego klientem. Nowe natomiast, nie będzie chciało wziąć odpowiedzialności za nie swoje księgowania, bez odpowiedniej rewizji ksiąg. Jeśli nie uda się wypracować porozumienia z poprzednim biurem, nowe zmuszone jest przeprowadzić cały proces od początku. To duży, dodatkowy koszt oraz opróżnienia w rozpoczęciu prac.

Myśląc o zmianie biura, warto dokonać analizy treści nowej umowy. Należy zwrócić uwagę na kwestię odpowiedzialności oraz pozostającej w obrębie umowy reprezentacji przed urzędami w razie kontroli. Warto także dopilnować obowiązku przygotowania sprawozdań finansowych, jeśli okres obsługi będzie obejmował cały rok obrotowy. W interesie firmy pozostaje jeszcze tylko upewnienie się czy:         - biuro posiada licencję oraz ubezpieczenie OC.